WordWord Avançat Mòdul 8

Combinació de correu. Introducció

La creació de cartes, sobres, “mailings” i etiquetes és una de les habilitats més interessants de “Word”, especialment gràcies a diferents punts:

  • Utilització de possibilitats gràfiques i de tipus de lletra.
  • Utilització de les dades procedents de bases de dades.
  • Cal fer esment de la facilitat de fer servir aquestes possibilitats, així com la facilitat de modificar manualment, si cal, les prestacions que ofereixen els “mailings”.

Diferenciem la creació d’elements individuals, amb disseny, moltes vegades manual, de la creació de “mailings”, basat en volums de dades considerables.

Mailings, cartes, sobres i etiquetes

Mitjançant l’opció “Combinar correspondència” “Word2010” ens permet incloure, en un document, dades emmagatzemades en altre lloc.

D’aquesta forma podrem obtenir còpies d’un mateix document però amb les dades de persones distintes.

Per exemple, podem escriure cartes personalitzades, en les quals només escrivim el text fix (el text que es repeteix en totes les cartes) i “Word” s’encarrega de generar les dades variables (les quals canvien en cada carta segons la persona). D’aquesta forma podem generar automàticament tantes cartes distintes com persones existeixin en el lloc on estan emmagatzemades les dades.

Altres exemples de la utilitat de combinar correspondència són la generació d’etiquetes, la impressió de sobres, ….

Elements de la combinació de correspondència

  1. el document principal
  2. l’origen de dades de la informació
  3. el conjunt acabat de documents

Document principal

És el document que serveix de punt de partida. És un documento “Word” que conté el text fix i els camps variables que prenen el seu valor de l’origen de dades.

El document principal conté:

  1. Informació que és idèntica en cada còpia, com el text del cos principal i una carta model. Només heu d’escriure aquesta informació una vegada, independentment del nombre de cartes que voleu imprimir.
  2. Marcadors per a informació única. Per exemple, en una carta model, el bloc de l’adreça i el nom de la salutació seran únics per a cada còpia.

Origen de dades

És el lloc on resideixen les dades que utilitzarem en el document principal. Pot ser de diferent naturalesa, per exemple pot ser una taula d'”Access”, un llibre d'”Excel”, una llista d’adreces d'”Outlook”, una taula de “Word” o es poden introduir en el mateix moment de combinar.

En qualsevol cas podem veure l’origen de dades com una llista de registres compostos per camps. Un registre correspon a una fila, i un camp correspon a una columna. Per exemple, si l’origen és una taula d’alumne d'”Access”, el registre serà la fila corresponent a un alumne, i els camps seran per exemple, el nom i l’adreça de l’alumne, és a dir cadascuna de les dades d’aquest alumne.

Fer servir l’assistent de combinació de correu

  • Seleccioneu “Correspondencia | Iniciar combinación de correspondencia | Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia…”. Mireu la imatge:
  • A la banda de la dreta, apareix un quadre de diàleg on anirem seleccionant les opcions de treball. En les imatges que hi ha sota veieu els sis passos que consta el procediment. Al llarg d’aquest mòdul anirem treballant cadascun dels passos.