Introducció a les macros
Les macros d’Excel ens permeten automatitzar tasques que realitzem quotidianament de manera que puguem ser més eficients en el nostre treball. Una macro no és més que una sèrie d’ordres o instruccions que romanen emmagatzemats dins d’Excel i que podem executar quan sigui necessari i totes les vegades que ho desitgem.
Tot i que les macros són un tema avançat d’Excel pots consultar els següents articles per començar a familiaritzar-te amb aquest tema.
Introducció
1. Què és una macro d’Excel?
Si utilitzes Excel freqüentment és possible que en alguna ocasió t’hagis trobat executant una mateixa sèrie d’accions una i altra vegada. Aquestes accions que fas repetides vegades es podrien automatitzar amb una macro.
Una macro és un conjunt d’ordres que s’emmagatzema en un lloc especial d’Excel de manera que estan sempre disponibles quan els necessitis executar.
Per exemple, si tots els matins crees un informe de vendes i en aquest informe sempre dones el mateix format als textos, es podria crear una macro perquè ho faci automàticament per tu. Les macros s’utilitzen principalment per eliminar la necessitat de repetir els passos d’aquelles tasques que realitzes una i altra vegada.
2. Per a què serveix una macro en Excel?
Una macro ens ajuda a automatitzar aquelles tasques que fem repetidament. Una macro és una sèrie d’instruccions que són guardades dins d’un arxiu d’Excel per poder ser executades quan ho necessitem.
Automatització de tasques
Segurament estàs familiaritzat amb processos d’automatització en l’àmbit industrial. Un exemple molt clar són les plantes acobladores d’automòbils on existeixen robots que han substituït tasques que abans eren fetes per humans. L’automatització va portar beneficis com a major eficiència i productivitat de les plantes i un millor aprofitament del temps del personal en reduir la quantitat de tasques repetitives que realitzaven.
De la mateixa manera les macros ens ajuden a eliminar aquestes tasques repetitives del nostre treball quotidià en permetre’ns utilitzar millor el nostre temps en l’anàlisi de les dades i en la presa de decisions.
3. La gravadora de macros
Pots crear una macro utilitzant el llenguatge de programació VBA, però el més fàcil és utilitzar la gravadora de macros que guardarà tots els passos realitzats per executar-les posteriorment.
La gravadora de macros en Excel 2010
La gravadora de macros emmagatzema cada acció que es realitza en Excel, per això és convenient planejar amb antelació els passos a seguir de manera que no es realitzin accions innecessàries mentre es realitza l’enregistrament. Per utilitzar la gravadora de macros has d’anar a la fitxa Programador i seleccionar la comanda Gravar macro.
En prémer el botó es mostrarà el quadre de diàleg Gravar macro.
En el quadre de text Nom de la macro hauràs de col·locar el nom que identificarà de manera única a la macro que estem per crear. De manera opcional pots assignar una drecera de teclat el qual permetrà executar la macro amb la combinació de tecles especificades.
La llista d’opcions Desa macro a permet seleccionar la ubicació on s’emmagatzemarà la macro.
• Aquest llibre. Guarda la macro en el llibre actual.
• Llibre nou. La macro es guarda en un llibre nou i que poden ser executades en qualsevol llibre creat durant la sessió actual d’Excel.
• Llibre de macros personal. Aquesta opció permet utilitzar la macro en qualsevol moment sense importar el llibre d’Excel que s’estigui utilitzant.
També pots posar una Descripció per a la macro que vas a crear. Finalment has de prémer el botó D’acord per iniciar amb l’enregistrament de la macro. En acabar d’executar les accions planejades hauràs de prémer el botó Atura l’enregistrament per completar la macro.
4. Crear una macro
En aquesta ocasió veure’m com crear una macro en Excel utilitzant la gravadora de macros. La macro serà un exemple molt senzill però permetrà il·lustrar el procés bàsic de creació.
Vaig a crear una macro que sempre introdueixi el nom de tres departaments d’una empresa i posteriorment apliqui un format especial al text. Per començar a enregistrar has d’anar a la comanda Gravar macro que es troba a la fitxa Programador la qual cosa mostrarà el següent quadre de diàleg.
Veureu com he col·locat un nom a la macro i he especificat el mètode abreujat CTRL + d per executar-la posteriorment. Una vegada que es prem el botó Acceptar s’iniciarà la gravació. Observa amb deteniment els passos.
En acabar els passos es prem el comandament Aturar enregistrament i la macro haurà quedat guardada. Per executar la macro recentment guardada seleccionaré un nou full d’Excel i seleccionaré la comanda Macros.
