Validació de dades

Crear una validació de dades

Per analitzar els criteris de validació de dades en Excel podem dividir-los en dos grups basats en les seves característiques similars. El primer grup està format pels següents criteris:

• Número sencer
• Decimal
• Data
• Hora
• Longitud de text

Aquests criteris són molt similars entre ells perquè comparteixen les mateixes opcions per acotar les dades que són les següents: Entre, No està entre, Igual, No igual a, Major que, menor que, Major o igual que, Menor o igual que.


Per a les opcions “entre” i “no està entre” hem d’indicar un valor màxim i un valor mínim però per a la resta de les opcions indicarem només un valor. Per exemple, podem triar la validació de nombres enters entre els valors 50 i 100 per a això hem de configurar del criteri de la següent manera:


Per contra, si volguéssim validar que una cel·la només accepti dates majors al 01 de gener del 2015, podem crear el criteri de validació de la següent manera:

Un cop hagis creat el criteri de validació en base a les teves preferències, serà suficient amb prémer el botó D’acord per assignar dit criteri a la cel·la, o cel·les, que hagis seleccionat prèviament.

Llista de validació de dades
A diferència dels criteris de validació esmentats anteriorment, la Llista és diferent perquè no necessita d’un valor màxim o mínim sinó que cal indicar la llista de valors que desitgem permetre dins de la cel·la. Per exemple, en la següent imatge he creat un criteri de validació basat en una llista que només acceptarà els valors dissabte i diumenge.

Pots col·locar tants valors com sigui necessari i hauràs separar pel caràcter de separació de llistes configurat en el teu equip que probablement sigui el del punt i coma (;). Al moment de fer clic al botó Acceptar podràs confirmar que la cel·la mostrarà un botó a la dreta on podràs fer clic per a visualitzar la llista d’opcions disponibles:

Perquè la llista desplegable sigui mostrada correctament a la cel·la hauràs d’assegurar que, al moment de configurar el criteri validació de dades, l’opció Cel·la amb llista desplegable estigui seleccionada.
En el cas que els elements de la llista siguin massa i no vulguis introduir-los un per un, és possible indicar la referència al rang de cel·les que conté les dades. Per exemple, en la següent imatge pots observar que he introduït els dies de la setmana en el rang G1: G7 i aquest rang ho he indicat com l’origen de la llista.


Llista de validació amb dades d’una altra fulla
Molts usuaris d’Excel utilitzen la llista de validació amb les dades ubicats en un altre full. En realitat és molt senzill realitzar aquest tipus de configuració ja que només has de crear la referència adequada a aquest rang.
Suposem que la mateixa llista de dies de la setmana l’he col·locat en un full anomenada DatosOrigen i les dades es troben en el rang G1: G7. Per fer referència a aquest rang des d’una altra fulla, he d’utilitzar la següent referència:
= DatosOrigen! G1: G7
Per crear una llista desplegable amb aquestes dades hauràs d’introduir aquesta referència al moment de crear el criteri de validació.


Personalitzar el missatge d’error
Tal com ho vaig esmentar a l’inici de l’article, és possible personalitzar el missatge d’error mostrat a l’usuari després de tenir un intent fallit per ingressar alguna dada. Per personalitzar el missatge hem d’anar a la pestanya Missatge d’error que es troba dins del mateix quadre de diàleg Validació de dades.

Per a l’opció Estil tenim tres opcions: Aturar, Avis i Informació. Cadascuna d’aquestes opcions tindrà dos efectes sobre la venda d’error: en primer lloc realitzarà un canvi a la icona mostrat i en segon lloc mostrarà botons diferents. L’opció Atura mostrarà els botons Reintenta, Cancel·la i Ajuda. L’opció Avis mostrarà els botons Sí, No, Cancel·la i Ajuda. L’opció Informació mostrarà els botons Acceptar, Cancel·la i Ajuda.
La caixa de text Títol ens permetrà personalitzar el títol de la finestra d’error que per defecte es mostra com Microsoft Excel. I finalment la caixa de text Missatge d’error ens permetrà introduir el text que volem mostrar dins de la finestra d’error.

Per exemple, en la següent imatge podràs veure que he modificat les opcions predeterminades de la pestanya Missatge d’error:


Com a resultat d’aquesta nova configuració, obtindrem el següent missatge d’error:

Com eliminar la validació de dades
Si vols eliminar el criteri de validació de dades aplicat a una cel·la o a un rang, hauràs de seleccionar aquestes cel·les, obrir el quadre de diàleg Validació de dades i prémer el botó Suprimir tot.

En prémer el botó Acceptar hauràs eliminat qualsevol validació de dades aplicada sobre les cel·les seleccionades.
Aquesta funcionalitat serà de gran ajuda per controlar l’entrada de dades per part dels usuaris i disminuir en gran mesura la probabilitat que s’introdueixi informació incorrecta la qual cosa podria tenir un efecte catastròfic sobre les nostres fórmules i l’anàlisi de les dades.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.