WordWord Intermig mòdul 10

Emprar l’assistent de combinació de correu

“Word” és una bona eina, tant per a la creació de “mailings” com la d’etiquetes, encara que possiblement per a això és millor “Access”.

Un mailing consisteix en escriure una carta a un grup més o menys ampli. La carta conté un seguit d’elements en comú alhora que pot personalitzar-se en funció del destinatari.

Per crear un “mailing” cal partir d’una base de dades i un esquema de les posicions on es volen escriure les dades,les quals s´hi poden incloure totes o bé poden filtrar-se i escriure, solament, les que compleixen certes condicions.

Les dades es poden obtenir en diferents formats: en “Word”, “Access”, “dBase”, “Excel&ldots”.
Per realitzar la combinació cal activar la pestanya “Correspondència\ Inicia la combinació de la correspondència\ inicia la combinació de correspondència pas a pas” i seguir els 6 passos que l’assistent va enumerant. En qualsevol cas sempre podem saltar-nos el pas que no necessitem o no creiem oportú.

  1. En el primer pas ens farà escollir el tipus de document que volem realitzar, cartes, “mails”, sobres, etiquetes, etc
  2. El segon pas és escollir el document on treballar. En aquest cas podrem escollir entre el document actual , una plantilla o un document ja existent.
  3. El tercer pas és escollir els destinataris del document. En aquest cas podem escollir diferents opcions, des d’escriure una llista nova a recollir els contactes de l'”outlook”, o utilitzar una llista existent.
  4. El quart pas és escriure el missatge del text del document escollit (cartes, sobres, “mails”, etc).
  5. En el cinquè pas ja no cal fer res ja que serà la vista prèvia dels documents. En aquest pas es poden excloure destinataris i modificar les cartes.
  6. El sisè pas és la generació del document i la possibilitat d’editar individualment els documents combinats.

Cal dir que es pot tirar endarrere sempre des de qualsevol pas dels anteriorment anomenats.