“Word” és una bona eina, tant per a la creació de “mailings” com la d’etiquetes, encara que possiblement per a això és millor “Access”.
Un mailing consisteix en escriure una carta a un grup més o menys ampli. La carta conté un seguit d’elements en comú alhora que pot personalitzar-se en funció del destinatari.
Per crear un “mailing” cal partir d’una base de dades i un esquema de les posicions on es volen escriure les dades,les quals s´hi poden incloure totes o bé poden filtrar-se i escriure, solament, les que compleixen certes condicions.
Les dades es poden obtenir en diferents formats: en “Word”, “Access”, “dBase”, “Excel&ldots”.
Per realitzar la combinació cal activar la pestanya “Correspondència\ Inicia la combinació de la correspondència\ inicia la combinació de correspondència pas a pas” i seguir els 6 passos que l’assistent va enumerant. En qualsevol cas sempre podem saltar-nos el pas que no necessitem o no creiem oportú.
-
En el primer pas ens farà escollir el tipus de document que volem realitzar, cartes, “mails”, sobres, etiquetes, etc
-
El segon pas és escollir el document on treballar. En aquest cas podrem escollir entre el document actual , una plantilla o un document ja existent.
-
El tercer pas és escollir els destinataris del document. En aquest cas podem escollir diferents opcions, des d’escriure una llista nova a recollir els contactes de l'”outlook”, o utilitzar una llista existent.
-
El quart pas és escriure el missatge del text del document escollit (cartes, sobres, “mails”, etc).
-
En el cinquè pas ja no cal fer res ja que serà la vista prèvia dels documents. En aquest pas es poden excloure destinataris i modificar les cartes.
-
El sisè pas és la generació del document i la possibilitat d’editar individualment els documents combinats.
Cal dir que es pot tirar endarrere sempre des de qualsevol pas dels anteriorment anomenats.
