Donar format consisteix en canviar l’aspecte dels caràcters (lletres, números i símbols), de les fonts, grandària, espaiat entre línies, sagnat i espaiat entre paràgrafs.
Un estil és una combinació de formats de caràcter i de paràgraf que simplifiquen el procés de donar forma als paràgrafs.
Formatar també implica el disseny de les pàgines: columnes, costats, capçaleres i peus de pàgina.
El Word incorpora recursos d’autoformat que permeten, en escriure, centrar-se en el contingut dels documents, l’aspecte ja li dóna el programa.
Millorar el format del document
Des de la pestanya Inici de la franja d’opcions es pot modificar el tipus de lletra i la seva grandària, també es poden modificar les següents propietats formals:
Cal tenir present que al fer clic a sobre de la fletxa que tenim a la part inferior dreta del grup Tipus de lletra o del grup Paràgraf, s’obre una finestra que també permet editar les característiques del tipus de lletra o de paràgraf del text que tinguem seleccionat.
Al fer clic sobre la fletxa del grup Tipus de lletra es mostra la següent finestra:
Al fer clic sobre la fletxa del grup Pagràgraf es mostra la següent finestra:
Format ràpid
Funció que permet extreure informació de format del text seleccionat i aplicar-lo a altres seccions de text. Aquesta funció és especialment útil quan es vol canviar el format de petits elements de text. La funció es pot executar amb la icona de copia el format 
.
El funcionament d’aquesta funció és molt senzill. Els passos a seguir són els següents:
-
Seleccionar el text del qual es vulgui copiar el format i activar la funció de format ràpid. Si es vol canviar el format de més d’una paraula cal fer un doble clic. El cursor canvia a un cursor vertical amb un pinzell.
-
Desplaçar el punter del ratolí a l’inici del text on copiar el format i seleccionar el text; en deixar de prémer el botó del ratolí, el text seleccionat pren el format del text origen.
-
Desactivar la funció de format ràpid una vegada acabades les accions de formatar, clicant sobre la icona de format ràpid o prement la tecla ESC.