Manipular i utilitzar formularis

Omplir un formulari en pantalla.

Tan aviat com es protegeix un document, el comportament de determinades tecles canvien per facilitar els desplaçaments del punt d’inserció d’un camp a un altre.

Per omplir un formulari en pantalla.

• En el menú “Archivo” escollir “Nuevo”.
• Feu clic allà on diu “Mis plantillas”. Si heu desat correctament la plantilla del formulari trobareu aquí el document que heu creat
• Seleccioneu la plantilla de formulari i premeu “Aceptar”.
• Fer clic en el camp de formulari que es vol omplir o es pot seguir un dels següents passos per desplaçar-se pels camps.

• En el menú “Archivo | Guardar como”.
• En el quadre “Nombre de archivo”, escrivim un nom nou per desar una còpia del formulari que tingui la informació escrita i, després, “Aceptar”.

Suggeriments per dissenyar un formulari de tipus quadrícula.

Molts formularis estan compostos de text amb camps entremig. Altres tenen una estructura en quadrícula. Per a aquest tipus de formularis podem combinar algunes de les funcions avançades que té el “Word” (taules, marcs, voreres i ombrejats) per crear formularis d’aspecte professional.

Si en el formulari hi ha imatges o gràfics que dificulten la velocitat, aquesta es pot augmentar si al menú “Archivo | Opciones” –> pestanya “Avanzadas” (–> apartat “Mostrar contenido del documento”) s’activa la casella de selecció “Marcadores de imagen”. Els gràfics apareixeran com quadres en blanc en pantalla però s’imprimiran correctament.

Creant l’estructura

S’ha de planejar la quadrícula bàsica. Es pot pensar en una taula com a estructura on es definiran les columnes i les files d’un formulari.

Es pot fer servir només una taula per tot el formulari, ajuntant i canviant la grandària de les cel.les. Però si el formulari tingués diferents parts que requereixen diferents nombres de columnes i cel·les, resultarà més senzill i pràctic fer una taula per a cadascuna de les parts.

Si es fan servir múltiples taules, serà més senzill canviar la grandària de les columnes o les cel·les sense tocar la resta del formulari. Es podran separar les taules amb paràgrafs en blanc o eliminar les marques dels paràgrafs per tal que cada cel·la s’uneixi a la següent. Si es vol que les taules estiguin separades per un espai, s’ha d’ajustar l’espaiat. COM?

• Seleccioneu el paràgraf en blanc
• escolliu del menú “Diseño página” –> “Espaciado”. Mireu la imatge:
• Canvieu el valor en un dels quadres Anterior o Posterior que es troben a sota d’“Espaciado”.

A l’hora de fer una taula es pot presentar en pantalla una quadrícula que pot ajudar a repartir les cel.les. Aquesta quadrícula no s’imprimirà encara que es trobi a la pantalla. Per veure-la:

• Poseu el cursor en qualsevol cel·la de la taula per activar el menú “Herramientas de tabla”. Mireu la imatge:   
• Feu clic damunt de “Bordes” per tal de desplegar el menú
• Seleccioneu “Ver | Cuadrículas”.

Inserir camps de formulari amb format similar.

Si els camps tenen un format similar s’estalvia temps copiant el camp i s’enganxa els cops necessaris. Després es poden modificar, on es cregui oportú, algunes característiques.

Afegir voreres, ombrejats i línies

Es pot fer servir el menú les opcions “Bordes” i “Sombreado” del menú “Herramientas de tabla” per afegir línies i ombrejats al formulari. Existeixen diferents formes de crear una línia per omplir:

• Es pot aplicar una vorera a la part inferior d’una cel·la.
• Es pot aplicar un format de subratllat a un camp de formulari text normal.

Crear àrees de diferents alçades.

No és possible crear cel·les de diferents alçades a la mateixa filera. La cel·la amb l’alçada més alta determina l’alçada de les altres de la fila. Tot i així, podeu crear l’ efecte si apliqueu selectivament voreres a les cel·les de la taula.

Ajustar l’ alçada de files en les taules

Es pot ajustar l’ alçada fent servir el regle vertical en presentació de disseny de pàgina. Si el regle vertical no surt en pantalla anirem a la pestanya “Vista” i marcarem la casella que hi ha al costat de la paraula “Regla”.

També podem ajustar l’alçada seguint aquest procediment:

• Feu clic damunt la filera que voleu modificar i seleccioneu l’opció “Propiedades de la tabla”
• Seleccioneu la pestanya “Fila”. Observeu la imatge: 
• A l’apartat “Especificar alto” anoteu l’ alçada que vulgueu i premeu “Aceptar”.

Ús de marcs per col·locar elements.

Es poden col·locar elements com a camps de formulari, text o gràfics a la pàgina. També es pot posar una taula a dins d’un marc.

Un marc es pot expandir si té un camp de text.

Especificar opcions per imprimir i guardar

Els formularis es poden imprimir tal com ho faríem amb qualsevol altre document. Quan s’escull Imprimir del menú “Archivo”, “Word” imprimirà el formulari amb les entrades de l’usuari. Si es fan servir formularis preimpresos, es pot fer que “Word” imprimeixi només les dades del formulari mantenint la posició relativa de les entrades i, així, s’imprimeixin en el lloc correcte del formulari preimprès.

També, es pot desar el formulari de la mateixa manera que qualsevol altre document o desar només les dades en forma d’ arxiu de text. En l’últim cas, “Word” separarà cada element de dades amb un delimitador i els tancarà entre cometes.

Per imprimir només les dades del formulari en pantalla.

• Aneu al menú “Archivo| Opciones”
• Seleccioneu la fitxa Avanzadas. En les diverses opcions d’aquest menú cerqueu l’apartat “Imprimir”. Mireu la imatge:

• Marqueu la casella “Imprimir sólo los datos de un formulario”
• Premeu “Aceptar”.

Per guardar només les dades del formulari en pantalla.

• Seleccioneu el menú “Archivo| Opciones”
• Feu clic a la fitxa Avanzadas. En les diverses opcions d’aquest menú cerqueu l’apartat “Guardar”.
• Marqueu la casella “Guardar datos de formulario como archivo de texto delimitado”
• Premeu “Aceptar”.

Localitzar problemes

Molts vénen donats per a la protecció del document. Cal pensar que sempre que es vulgui fer alguna correcció o modificació cal desprotegir el document.

També cal saber que només es poden unir dues cel·les en una mateixa fila que estiguin una al costat de l’altra. No es poden unir cel·les en vertical d’una columna.

Si es veuen les línies i voreres, en la presentació preliminar, però aquestes no s’ imprimeixen pot ser a causa que s’ estigui imprimint en qualitat esborrany.

Cal també confirmar que les línies no siguin la quadrícula de la taula o la quadrícula de fons. S’ha de comprovar que són voreres al menú “Herramientas de tabla” mirant les opcions de “Bordes i Sombreado”

Si no s’ imprimeixen els costats del formulari pot ser a causa de la incapacitat de la impressora per arribar a les àrees on es trobin els costats. Es pot configurar la pàgina reduint els marges laterals.

Quan no es vegi la llista desplegable d’un camp pot ser a causa que encara no està protegit el document.