Els 10 problemes més comuns en la gestió del magatzem per a les pimes
La logística representa gairebé un terç de les despeses totals de qualsevol petita i mitjana empresa.
Que l’estratègia logística ha canviat no seria el resum de cap convenció de gurus, sinó més aviat un terme més que madur i obligatori per a totes aquelles empreses que tinguin un component de distribució dins de la seva activitat.
Ja fa temps que la cadena de subministrament va deixar de ser l’aneguet lleig al que ningú mirava, per esdevenir un important focus d’atenció. I és que en el pastís de despeses totals de qualsevol petita i mitjana empresa, la logística representa gairebé un terç.
Un magatzem ja no és el lloc on guardar una mercaderia i fer-ho de qualsevol manera, sinó una baula fonamental per al servei del client. És el punt de partida per a la satisfacció de qui consumeix el producte, o el coll d’ampolla perquè deixi de fer-ho. És una estructura clau que proveeix elements físics i funcionals capaços de generar un valor afegit.
El problema és que en molts negocis encara no s’ha entès així i segueix sent alguna cosa urgent (i molt), però no prioritari. De manera que deixen que el magatzem segueixi funcionant com ho ha fet fins ara mentre la seva atenció es focalitza en altres activitats del negoci.
En aquest context, 10 són els problemes més comuns en una gestió de magatzem.
Organització, control i espai
El primer és que no es coneixen les ubicacions, el que comporta que el temps de manipulació sigui més gran i, per tant, el termini de lliurament a client també augmenta.
Un segon problema és que el magatzem no disposa de suficient espai, ja que els passadissos no es respecten i qualsevol espai o cantonada és bona per deixar un palet. El producte pot patir una minva de qualitat si no té un tractament específic i adequat a les seves necessitats, per exemple una zona de temperatura controlada.
La tercera peça del trencaclosques és la inexistent organització al magatzem que, tot i establint-se, no es respecta. A mesura que creix una empresa, també ho fa el volum de les seves mercaderies, que es col·loquen en qualsevol part de la cadena simplement perquè aquell dia hi havia un buit on donar-li entrada. Una mala distribució en la línia fa que els recorreguts de manipulació també es vegin incrementats, el que repercuteix de nou en els terminis de lliurament.
Errors de picking i falta de traçabilitat
La manca de traçabilitat interna i externa (4) del producte seria un altre gran problema, ja que mai serà un bon moment per fer inventari, mentre la pèrdua de control de les mercaderies és cada vegada més habitual. Els errors en el picking afecten negativament tant a la fiabilitat de l’estoc com a la satisfacció del client, que et pot perdonar un error però no dos. La logística inversa (5) suposa una gran pèrdua de temps si el procés no està clar i els procediments ben definits, de manera que quan es comet un error amb el client el nivell de treball es multiplica per tres.
Gestió d’informació i problemes d’inventari
El sisè problema comú és la difícil, per no dir impossible, gestió de la informació per a la presa de decisions. La disponibilitat i fiabilitat de la informació a temps real no és precisa, i això transcendeix a molts plans.
D’una banda, l’aprovisionament no és sobre cap estadística ni càlcul previ (7), més aviat per intuïció o sensació camuflada d’experiència però sense suport numèric. De l’altra, les conseqüències són severes per al control d’estoc ja sigui per excés o per defecte.
Els problemes d’inventari provocats per la caducitat i obsolescència (8) s’estableixen com el maldecap per excel·lència en la gestió del magatzem. L’objectiu general d’una gestió de magatzem consisteix a garantir el subministrament continu de materials per assegurar el servei de forma ininterrompuda, és per això que la paraula trencament hauria de quedar fora del diccionari de qualsevol logístic.
Integració del sistema, KPIs i optimització dels RRHH
La gestió dels magatzems de les pimes pateix d’una manca d’integració entre els diferents processos logístics: recepció, transferències, consums, altes de fabricació, picking i expedicions. No hi ha traspàs d’informació d’un departament a un altre. Tant és així, que el treball en ocasions o no es fa o es duplica.
La novena qüestió que han d’abordar els gestors és l’ús de KPIs, per tal de conèixer la productivitat de l’empresa i el cost de les operacions logístiques. Les empreses no són capaços de potenciar els seus punts forts, ni millorar les seves fallades, simplement perquè no els tenen identificats.
Finalment, s’han d’optimitzar els Recursos Humans de l’empresa, ja que aquests, que constitueixen el capital més valuós de l’operació, estan desaprofitats. Per a això, s’han de encaixar els perfils de la plantilla per trobar el balanç en la cadena de producció.
Així, convé preguntar-se si les pimes disposen dels mitjans per optimitzar els processos del seu magatzem i, per descomptat, la resposta és un rotund sí. De fet, no només poden fer-ho, sinó que ho han de fer.
Tots els punts esmentats anteriorment tenen un gran impacte en el negoci. Si s’analitzen cada una de les 10 situacions, totes i cadascuna d’elles condueixen al mateix camí: no es pot mantenir el nivell de servei actual si no és incrementant els recursos el que es tradueix, evidentment, en un augment de costos.
No obstant això, avui dia, la tecnologia que permet informatitzar aquests processos i disminuir el seu cost està a l’abast de tots. Es tracta dels Sistema de Gestió de Magatzem, que permeten a l’usuari pilotar tota la seva cadena de forma senzilla, intuïtiva i amb informació a temps real per a facilitar-te la presa de decisions en qualsevol moment de l’operació.