La opció de Validació de dades a Excel
La Validació de dades que utilitzarem al llarg d’aquest article es troba a la fitxa Dades i dins el grup Eines de dades.
En prémer la opció senyalada s’obrirà el quadre de diàleg Validació de dades on, per defecte, l’opció Qualsevol valor estarà seleccionada, la qual cosa significa que està permès ingressar a qualsevol valor a la cel·la. No obstant això, podrem triar algun dels criteris de validació disponibles per fer que la cel·la només permeti l’ingrés d’un nombre enter, un decimal, una llista, una data, una hora o una determinada longitud del text.
Com aplicar la validació de dades
Per aplicar la validació de dades sobre una cel·la específica, hauràs d’assegurar-te seleccionar aquesta cel·la i posteriorment anar a:
Dades> Eines de Dades> Validació de dades
Per contra, si vols aplicar el mateix criteri de validació a un rang de cel·les, hauràs de seleccionar aquest rang abans d’executar la comanda Validació de dades i això farà que s’apliqui el mateix criteri per a tot el conjunt de cel·les.
Ja que és comú treballar amb una gran quantitat de files de dades en Excel, pots seleccionar tota una columna abans de crear el criteri de validació de dades.
Per seleccionar una columna completa serà suficient amb fer clic sobre la capçalera de la columna. Un cop hagis fet aquesta selecció, podràs crear la validació de dades la qual serà aplicada sobre totes les cel·les de la columna.
L’opció Omet (permet) blancs
Absolutament tots els criteris de validació mostraran una caixa de selecció amb el text Omet blancs. Ja que aquesta opció apareix en tots ells, és convenient fer una breu explicació.
Per defecte, l’opció Omet blancs estarà seleccionada per a qualsevol criteri, la qual cosa significarà que al moment d’entrar al mode d’edició de la cel·la podrem deixar-la com una cel·la en blanc és a dir, podrem prémer la tecla Retorn per deixar la cel·la en blanc.
No obstant això, si traiem la selecció de l’opció Omet blancs, estarem obligant a l’usuari a ingressar un valor vàlid una vegada que entri a editar la cel·la. Podrà prémer la tecla Esc per evitar entrar cap dada, però no podrà prémer la tecla Retorn per deixar la cel·la en blanc.
La diferència entre deixar aquesta opció marcada o desmarcada és molt subtil i gairebé imperceptible per a la majoria dels usuaris al moment d’introduir dades, així que et recomano deixar-la sempre seleccionada.